機会
インド広報コンサルタント協会（PRCAI）の業界調査2019-20によると、広報業界は12％成長し、前年比成長傾向にあり、主な要因はデジタル技術であるとされています。さらに、調査回答者の71％が広報活動の測定の必要性を示しています。
しかし、このようなニーズがあるにもかかわらず、広報会社がクライアントのステークホルダーエコシステムをより良く理解し、永続的な評判を築き、リアルタイムレポートを生成するために、データを統合および分析するために特別に設計されたツールは存在しません。
これを念頭に置いて、The PRacticeは、クライアントが簡単にアクセスできる、オンラインでの可用性を高め、速度を向上させ、エンドユーザーエクスペリエンスを向上させるための、改善された「ワンストップ」デジタルプラットフォームを探していました。多くのパートナーやベンダーと連携していることを考えると、新しい組織のオンボーディングを管理することも課題となっていました。
このプロジェクトは、リアルタイムの単一の信頼できる情報源を提供する、包括的で革新的なソリューションの探求へと発展しました。MS Excelを介してプロジェクト、クライアント、ステークホルダー、メディア報道を管理および保存し、手動でのレポート生成を排除し、チームメンバー間で流通しているさまざまなバージョンのスプレッドシートに関する問題を根絶する時期が来ました。
SourceFuseとのプロジェクトの進化に伴い、The PRacticeは、より戦略的なビジネス上の意思決定を行うために、どこに活動を集中させるか、どのビジネス関係を育成するかなど、過去のデータを分析できる必要性も検討しました。
主な課題
PRacticeデジタルプラットフォームがない場合、次の課題が存在しました。
- 信頼できる唯一の情報源がない：
プロジェクト、クライアント、ステークホルダー、メディア報道は、単一のデータリポジトリがない状態で、数百ものMS Excelスプレッドシートに保存されていました。これにより、複数のチームメンバーがさまざまなバージョンのスプレッドシートを流通させているという問題が発生し、含まれているデータがリアルタイムではなく、接続されていないデバイスに保持されている「データアイランド」のリスクがありました。 - 非効率的なプロジェクト管理：
プロジェクト管理は非常に手動のプロセスであったため、The PRacticeが抱えるクライアントが多いほど、特にタスクの割り当てとステータスの更新に関して、プロセスの非効率性が高まりました。上級管理職にとって、プロジェクトのステータス更新の概要を把握することがますます困難になっていました。 - コンテンツの手動プッシュとレポート：
コンテンツが公開されると、クライアント固有のサイト（WordPressなど）にコンテンツを手動でアップロードしてクライアントに通知するため、労力の重複がありました。さらに、The PRacticeのチームメンバーは、すべてのクライアントの報道を収集し、すべての記事を読み、関連するものをフィルタリングして、クライアントに毎日の報道レポートを生成しました。これらの手動レポートの生成では、一貫した形式に従わず、分析レポートは2週間に1回のみ手動で生成されました。 - メタデータの誤った非効率的な抽出：
The PRacticeの従業員は、さまざまなソース（主にTalkwalkerから）からコンテンツを取得する必要があり、その後、コンテンツを手動で調べて、メタデータ（たとえば、作成者、件名、感情、場所、ブランド/組織、出版物など）を抽出する必要がありました。 - コンテンツの絞り込みの決定：
絞り込んでクライアントにプッシュするコンテンツは、従業員が行う非常に主観的な決定であり、ナビゲートする必要のあるコンテンツの膨大な量を考慮すると、絞り込みプロセスは個人の認知スキルに大きく依存していました。
戦略
現在の課題とビジネス目標を見直した結果、The PRacticeチームは、広報プロジェクト管理、ステークホルダーエンゲージメント、クライアント管理、メディアモニタリングを支援するプラットフォームを構築するというアイデアを思いつきました。
SourceFuseチームとのコラボレーションにより、SourceFuseは、AWS ComprehendなどのAWS人工知能サービスを組み込んで、コンテンツからメタデータを自動的に抽出し、AWS SageMakerを組み込んで、従業員による過去の行動に基づいてコンテンツを絞り込み、ビジネス上の2つの課題をすぐに克服することを提案しました。
SourceFuseはその後、調査に基づいたステークホルダーの視点とリアルタイムのリスニングおよびモニタリングを統合する、The PRactice向けのユニークなプラットフォームの構築に着手しました。この統合により、The PRacticeは、さまざまなパラメーターにわたるステークホルダーのリアルタイムの概要を把握し、クライアントがステークホルダーエコシステムを全体的かつ包括的に理解するのに役立ち、現在の市場のダイナミクスに沿ったより良い管理上の意思決定を行うことができます。
ソリューションの主な機能
- 単一のデータリポジトリ：リアルタイムレポートを生成できる統合データリポジトリを構築するWebアプリケーション（メディアモニターとステークホルダーエンゲージメントプラットフォームの融合として設計）は、広報会社の日々の活動を独自に促進します。さらに、リアルタイムレポートが生成され、クライアントはいつでもすぐに利用できます。
- 広範なインサイト：ステークホルダーの業界への影響力、関係ネットワーク、出版物の言及に関するインテリジェントなビジネスインサイトを提供します。
- コンテンツのアップロード：Talkwalker、Impact、Cirrus、VeeTrackなどのさまざまなソースから、CSVを介してクライアントの報道をアップロードできます。
- 自動データ抽出：NLPコンポーネントは、数百の記事から有用なデータを抽出し、個別の手動検索の必要性を排除します。
- 自動コンテンツの優先順位付け：AIコンポーネントは、ユーザーのアクションから継続的に学習して、記事がクライアントに関連するかどうかを判断し、「スコア」を割り当て、特定のクライアントに対する記事の関連性を自動的に優先順位付けします。
- 多層アクセスセキュリティ：The PRacticeとそのクライアントの両方に対してカスタマイズ可能なアクセス許可を使用すると、関連するコンテンツ（たとえば、記事やビジネスインサイト）のみが利用可能になります。
完全な技術仕様を表示するには、以下をクリックしてケーススタディPDFをダウンロードしてください。
結論
ソリューションの実装の成功は常に、SourceFuseが時間をかけて、共同ステークホルダーエンゲージメントを通じて理解し、ビジネス目標を視覚化することから始まります。この場合、The PRacticeのステークホルダー管理プログラムの完全なビジネスサイクルと目標です。
The PRacticeの主要な課題に対応して、この新しいソリューションは現在、以下を提供します。
- データの一元化：すべてのプロジェクト、クライアント、コンテンツに関する正確でリアルタイムの情報により、プロジェクトの更新の自動通知など、承認されたすべてのユーザーに対する完全な可視性と透明性が保証されます。
- 自動レポート生成：過去のデータ、傾向、メトリックの分析に基づく自動レポート生成により、より戦略的なビジネス上の意思決定と活動を作成するための貴重なインサイトを提供できるようになりました。
- 自動メタデータ抽出：コンテンツメタデータが自動的に抽出されるようになり、手動で時間のかかる、潜在的に誤ったプロセスが排除されます。
- コンテンツ管理の改善：自動コンテンツスコアリングと優先順位付けにより、クライアントや他のチャネルとのコンテンツの共有に関する迅速な承認/拒否の決定が可能になり、機械学習により時間の経過とともに精度が向上し続けます。
プロジェクト全体を通して、SourceFuseはThe PRacticeが当初想定していた以上の革新的なテクノロジーを提案し、非常に成功した結果と、スケーラブルで非常に効率的なソリューションを実現しました。
PRacticeについて
PRacticeは現在、テクノロジー、コンシューマー、ライフサイエンス、ソーシャルイノベーション分野に特化したインドの最高峰のパブリックリレーションズ企業の一つとして認知されており、85名の成長するチームと業界を横断する45社以上の優良クライアントリストを擁しています。PRacticeは、健全な戦略、運営の卓越性、効果的な実行、そして維持による成長の哲学を軸に一貫して評判を築き上げ、完全な真正性と明確性をもって語り、最も重要なステークホルダーがどこにいても関与することで、クライアントが予期しない機会を捉え、予想外の課題を軽減することを支援しています。
